Als webshop eigenaar dien je ook een boekhouding bij te houden. Dit omdat je in dat geval door de belastingdienst als ondernemer zal worden aangemerkt. En indien je ondernemer bent dien je een boekhouding bij te houden. Boekhouden en een webshop zijn dan ook onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Schaf direct een goed boekhoudprogramma aan

Ik zou een ieder willen aanraden om direct vanaf het begin een goed boekhoudprogramma aan te schaffen. Op die manier wordt boekhouden en een webshop direct een stuk eenvoudiger. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om de boekhouding uit te besteden, maar ook dan heb je nog een boekhoudprogramma nodig.

De boekhouding uitbesteden

Als je hebt besloten om het boekhouden uit te besteden aan een boekhouder, dan kan je als ondernemer nog steeds bepalen welke boekhoudsoftware de boekhouder dient te gebruiken. Ik zou altijd kiezen voor een boekhoudprogramma wat eenvoudig in gebruik is. Het is voor een gemiddelde webshop namelijk absoluut niet noodzakelijk om gebruik te maken van complexe en dure boekhoudsoftware. Boekhouden en een webshop is doorgaans niet al te complex.

Zorg voor een koppeling tussen de boekhouding en de webshop

Wel is het erg belangrijk om te kiezen voor een boekhoudprogramma waarmee je een koppeling kunt maken met de webshop software. Op die manier kan je dan bijvoorbeeld jouw voorraad bijhouden in de boekhoudsoftware. 

Dit bespaart je de tijd om dit in Excel of in een ander programma te doen. Zeker indien je meerdere webshops runt is dit essentieel.

E boekhouden biedt bijvoorbeeld veel mogelijkheden aan om koppelingen met onder meer WooCommerce en Shopify op te zetten. Wel dien je dan de extra module voor voorraadbeheer aan te schaffen, om hier optimaal gebruik van te maken. Dit kost echter slechts een paar euro per maand, hetgeen het in mijn opinie zeer zeker waard is.

Op die manier heb je jouw verkoopfacturen, voorraden en inkoopfacturen allemaal op een plek. 

De voorraad bijhouden in een ander programma

Is het niet mogelijk om voorraden bij te houden in jouw boekhoudprogramma, dan dien je hier een andere oplossing voor te zoeken. Indien je niet al te veel producten verkoopt en de voorraden zijn niet al te groot, dan zou je dit in Excel kunnen doen. Persoonlijk ben ik echter geen groot voorstander van het gebruik van Excel voor dit soort doeleinden.

Tijd besparen met een boekhoudprogramma

Hetzelfde geldt voor het boekhouden zelf. Met online boekhoudsoftware kan je bijvoorbeeld de gegevens van jouw bankrekening eenvoudig importeren in de boekhoudsoftware. Dit bespaart je ontzettend veel tijd met het verwerken van banktransacties. En dit is slecht één voorbeeld. Ook de btw--aangifte is een fluitje van een cent met goede boekhoudsoftware.

Voordat je daadwerkelijk gaat beginnen met online verkopen is het verstandig om er over na te denken welke software en boekhoudsoftware je wilt gebruiken. Je dient er bijna dagelijks mee te werken, dus het is uitermate belangrijk dat je hier de juiste keuze maakt. Kies je voor software die niet eenvoudig in gebruik is, dan zal je hier veel spijt van krijgen.

Trek er dan ook voldoende tijd vooruit om verschillende boekhoudpakketten goed met elkaar te vergelijken en bovendien ook uit te testen. Je kan voor elk boekhoudprogramma wel een gratis proefperiode aanvragen, zodat je zeker weet dat het programma van jouw keuze ook echt hetgeen is waarnaar je op zoek was.